Koliko dana kasni taj račun: datumi u Excelu

Kratak odgovor: upiši =TODAY()-F2, gdje je F2 datum dospijeća, i dobit ćeš broj dana kašnjenja. Ako ti Excel umjesto broja vrati neki datum iz 1900., ćelija je samo ostala u formatu datuma, promijeni je u Općenito i broj se pojavi. Ako želiš da minus ne smeta, koristi =MAX(0;TODAY()-F2) pa računi koji još nisu dospjeli pokazuju nulu. Ostatak ovog teksta je tablica u koju to sjedne i formule koje pokrivaju sve ostalo oko rokova.

Jer datum u Excelu i nije datum, nego broj. Prvi siječnja 1900. je jedan, a svaki sljedeći dan jedan više. Kad oduzmeš dva datuma, dobiješ broj dana. Problem je što ćelija zna naslijediti format datuma od formule koju si u nju stavila, pa ti taj broj prikaže kao datum.

Rješenje je format ćelije, ne formula. Označi stupac, pa Polazno, Broj, i izaberi Općenito ili Broj. Formula je cijelo vrijeme bila točna.

Brza vizualna provjera bez formule: pravi datum Excel sam poravna udesno, tekst ostane lijevo.

Sve su napisane s točkom sa zarezom jer je tako u hrvatskim postavkama. Ako ti Excel prijavi grešku, u tvojim postavkama ide zarez.

• =TODAY() upiše današnji datum i sam se mijenja svaki dan.
• =D2+30 daje datum 30 dana nakon datuma u D2. Tako se računa rok plaćanja.
• =F2-D2 kaže koliko dana ima između izdavanja i dospijeća.
• =TODAY()-F2 daje dane kašnjenja. Negativan broj znači da rok još nije prošao.
• =MAX(0;TODAY()-F2) isto to, ali bez minusa.
• =EDATE(D2;1) daje isti dan sljedeći mjesec, i sam pazi na mjesece različite duljine.
• =EOMONTH(D2;0) daje zadnji dan mjeseca u kojem je račun izdan. Za rok "do kraja mjeseca".
• =NETWORKDAYS(D2;TODAY()) broji samo radne dane, bez subota i nedjelja.
• =DATEDIF(D2;TODAY();"m") daje broj punih mjeseci između dva datuma.

Uz njih ide i jedan uvjet, =IF(TODAY()>F2;"kasni";"u roku"). Ako ti IF nije poznat, objasnila sam ga korak po korak u tekstu o IF funkciji za početnike.

Otvori prazan list i složi zaglavlje ovako. Sve što je formula piše se samo u drugi red i onda povuče prema dolje.

• A Broj računa i B Kupac upisuješ ručno.
• C Iznos upisuješ ručno.
• D Datum izdavanja upisuješ ručno.
• E Rok u danima upisuješ ručno, najčešće 15 ili 30.
• F Datum dospijeća: =D2+E2
• G Plaćeno upisuješ da ili ne.
• H Dana kašnjenja: =IF(G2="da";0;MAX(0;TODAY()-F2))
• I Status: =IF(G2="da";"plaćeno";IF(H2=0;"u roku";"kasni "&H2&" dana"))

Stupac I je onaj zbog kojeg cijela tablica ima smisla. Kad ga jednom složiš, ujutro otvoriš datoteku i odmah vidiš kome treba poslati podsjetnik, bez ijednog računanja.

Označi cijelu tablicu od A2 do I100, pa Polazno, Uvjetno oblikovanje, Novo pravilo, i izaberi opciju u kojoj sama upisuješ formulu.

• Za crveno upiši =$H2>0 i odaberi crvenu ispunu.
• Za zeleno dodaj drugo pravilo, =$G2="da", i zelenu ispunu.
• Za žuto upozorenje tri dana prije roka dodaj i =AND($G2="ne";$F2-TODAY()<=3;$F2>=TODAY()).

Znak dolara ispred slova stupca je ovdje ključan. Bez njega se pravilo primijeni samo na jedan stupac umjesto na cijeli red. Detaljnije o tome kako uvjetno oblikovanje radi ima u tekstu o uvjetnom oblikovanju za početnike.

Kad tablica stoji, ovo su tri brojke koje vrijedi imati negdje na vrhu lista.

• Ukupno nenaplaćeno: =SUMIF(G2:G100;"ne";C2:C100)
• Nenaplaćeno, a rok je prošao: =SUMIFS(C2:C100;G2:G100;"ne";H2:H100;">0")
• Koliko računa kasni: =COUNTIFS(G2:G100;"ne";H2:H100;">0")

Ta druga brojka je ona koju vrijedi pogledati prije nego se odlučiš hoćeš li uzeti još jedan posao ovaj mjesec.

DATEDIF je funkcija koju Microsoft ne nudi u popisu. Postoji zbog kompatibilnosti sa starim programima i radi, ali se ne pojavljuje dok tipkaš i nema pomoć uz sebe. Njezin oblik s razmakom "md" zna dati krive rezultate, pa ga izbjegavaj. Za mjesece i godine je u redu.

NETWORKDAYS ne zna za hrvatske blagdane. Izbacuje samo subote i nedjelje. Ako ti blagdani trebaju, upiši ih u poseban stupac i dodaj ga kao treći argument, =NETWORKDAYS(D2;TODAY();$L$2:$L$20). Taj popis moraš održavati svake godine sama.

TODAY se mijenja svaki put kad otvoriš datoteku. Ako nekome pošalješ tablicu, kod njega će pisati drugi broj dana. Kad ti treba brojka zamrznuta na određeni dan, kopiraj stupac pa ga zalijepi natrag kao vrijednost, s Ctrl i Shift i V.

Ovo nije knjigovodstvo. Tablica ne zna za djelomična plaćanja, zatezne kamate, kompenzacije ni PDV. Ona ti samo kaže tko kasni i koliko. Za sve ostalo i dalje treba program ili knjigovođa.

Radi, gotovo bez izmjena. TODAY, EDATE, EOMONTH, NETWORKDAYS, DATEDIF, SUMIF, SUMIFS i COUNTIFS postoje pod istim imenima.

Dvije razlike koje ćeš primijetiti. Prva je da Sheets odvaja argumente zarezom, pa je =IF(G2="da",0,MAX(0,TODAY()-F2)). Druga je da se uvjetno oblikovanje nalazi pod Oblikovanje, Uvjetno oblikovanje, i tamo se bira Prilagođena formula.

Prednost Sheetsa je što se tablica sama osvježava i kod svih koji je otvore, pa ako računima pristupa više ljudi, tamo je jednostavnije.

Ako ti se ovakva tablica čini korisnom, ali ne znaš je složiti na svojim podacima, kroz to prolazim jedan na jedan u mentorstvu. Cijeli popis onoga što radim je na stranici s edukacijama.

O autorici

Dora Šušković Stipanović radi kao specijalistica digitalnog marketinga u jednom od najvećih webshopova u Hrvatskoj, uz freelance projekte u marketingu i web dizajnu. Vodila je Canva AI edukacije za međunarodnu tvrtku i javnu instituciju, a kroz Kužiš dijeli praktične digitalne alate i AI savjete za male biznise i obrte.